财会类档案管理细则

发布日期: 2015-06-04 浏览次数:

财会类档案管理细则

  为了加强我校财会档案工作和业务建设,不断提高财会档案的质量和科学管理水平,更好地为学校服务,依据《北京语言大学档案管理暂行办法》制定本细则。

  一、财会档案工作的基本原则

  () 我校在财会管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、账簿、报表等均属财会档案。

  () 我校财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据,必须集中统一管理,确保其完整、系统、准确、便于利用。

  () 财会档案工作应纳入财会管理制度;纳入财会工作计划、规划;纳入财务处人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时,要布置、检查、总结、验收财会档案工作。

  () 要把财会档案工作列入学校发展规划,在经费、设备和人员分配等工作条件上给予保证。

  () 财会档案工作应逐步采用先进的管理技术手段,将所编制的财会档案数据存入计算机中。大力开发财会档案信息,为我校会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。

  () 财务处为学校二级档案管理单位,由财务所领导分管财会档案工作,并设立专()职档案员,档案员具体负责财会档案的收集、整理、立卷、归档和利用工作。

  () 财会档案移交档案馆时间:当年财会档案,在会计年度终了后暂由财务处保管4年,期满后的次年6月底前由财务处的专()职档案员,将应归档的财会档案编制移交目录一式二份送领导审核签字后连同案卷集中向档案馆办理移交手续。

  二、归档范围

  () 归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学校和社会具有参考价值和凭证作用。

  () 归档的财会材料,必须反映财务管理、会计活动的全过程,保证完整、准确、系统。

  () 归档的财会材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的特点。

  () 归档的重点是会计活动中各阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的材料。主要内容如下:

  1. 综合类

  上级有关财务工作的文件材料;

  本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件;

  学校基金管理工作文件;

  有关财务管理方面的其他文件材料;

  会计移交清册;

  财会档案移交保存清册;

  财会档案销毁清册。

  2. 会计报表类

  决算报表;(含基建综合决算)

  年度以上规划表、分配计划、测算表;

  年度以上各种统计报表;(含工资报表)

  3. 会计帐簿类

  涉及外事的会计账簿;

  总账;

  日记账;(其中:现金、银行存款日记账)

  4. 会计凭证

  涉及外事的会计凭证;

  涉及债权、债务及未清理完毕的凭证;

  会计拨款凭证及其他会计凭证。

  5. 工资清册

  工资发放名册、卡片;

  工资转移证明、通知存根;

  各种奖金、奖学金名册等。

  三、归档流程

  () 形成积累

  1. 财务处领导在制定财会计划时,要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务,确定本部门的专()职档案员。

  2. 财务处的专()职档案员,要督促会计承办人员,做好平时材料的收集、积累,注意材料的完整、系统和准确。

  () 整理组卷

  1. 遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管利用的组卷原则,将归档的会计核算材料收集齐全、完整,根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量,分别整理组卷。

  2. 按照会计年度进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

  3. 各类记账凭证按时间顺序整理,组成一卷或数卷,每卷不超过200页。

  4. 案卷内文件有字的均应编写页号,位置在非装订线一侧的上角。

  5. 卷内材料去掉金属物,装订线外有字迹的应贴边,破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

  6. 卷内目录应用钢笔逐项填写。

  7. 备考表记载案卷材料的缺损、补充、移出等需要说明的情况。

  8. 案卷采用三孔一线的方法,粗线装订成册。卷内材料左边、下边对齐,在左侧装订。

  9. 案卷封面应逐项填写清楚。标题要简明,确切反映卷内材料内容,包括责任者、内容、文件类型、名称。用毛笔或钢笔书写,字迹工整、清晰。

  10. 对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,保管到结清债权债务时为止。

  四、则会档案的管理

  () 分类编号

  1. 按原国家教委《高校档案分类法》进行分类。

  2. 财会档案号=年度号+财会档案分类号+案卷号。

  3. 案卷号按最下位流水。类目下面应依内容集中顺序排列。

  财务处对接受的档案在卷脊上填写年度号、分类号、案卷号,封面上填写档号。

  () 鉴定和销毁

  财会档案的鉴定、销毁程序和手续按《北京语言文化大学档案管理暂行办法》执行。

  五、财会档案工作岗位责任制

  () 财务处领导职责

  1. 组织编制本部门工作规划、计划时要将财务档案工作作为一项重要内容纳入其中。

  2. 制定本处人员立卷要求和部门管理制度,设立专()职档案人员,负责全校财务档案工作,并监督承办人员执行。

  3. 对经办人员提出要求,定期检查,做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作进展同步。

  4. 为本部门的专()职档案人员开展工作提供必要条件。

  () 财务处专()职档案人员职责

  1. 在处长领导下,协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集、积累工作。

  2. 对已收集、积累的文件材料检查是否完整、系统、准确,然后按要求进行整理、组卷工作。

  () 财务会计人员职责

  1. 按规定做好会计核算材料的收集、积累工作。

  2. 整理本人承担办理的会计档案材料并组卷。

  3. 主动配合相关材料的合并组卷事宜。